Eine gut strukturierte Projektdokumentation ist die Grundlage für einen reibungslosen Informationsaustausch. Im Laufe der Planung und Umsetzung entstehen zahlreiche Dokumente: aktuelle Pläne, Protokolle und technische Unterlagen, die regelmäßig ergänzt und aktualisiert werden. Damit alle Beteiligten den Überblick behalten, braucht es eine zentrale, müssen diese Informationen zentral zugänglich sein.
Alle Projektdokumente an einem Ort
Für die digitale Projektdokumentation setzt RAUCH3 auf den eigenen Projektserver R3-Dokusafe. Die Plattform basiert auf Nextcloud und ermöglicht es, freigegebene Projektunterlagen zentral bereitzustellen und mit den Projektbeteiligten zu teilen.
So stehen aktuelle Pläne, Protokolle und weitere Dokumente an einem gemeinsamen Ort zur Verfügung, anstatt über verschiedene E-Mail-Verläufe und lokale Ablagen verteilt zu sein. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und erleichtert den Zugriff auf die jeweils benötigten Informationen.
Über individuelle Berechtigungen lässt sich steuern, wer Dokumente ansehen, herunterladen oder bearbeiten darf. Neue Unterlagen können ergänzt und bestehende Dokumente aktualisiert werden. Dank der Versionsverwaltung bleiben auch frühere Dateistände nachvollziehbar und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Der Zugriff ist flexibel möglich – über den Webbrowser, die Nextcloud-App oder den Desktop-Client.
Auch nach Projektabschluss verfügbar
Mit dem Abschluss eines Projekts endet die Verfügbarkeit der Dokumentation nicht. Der Zugang zu R3-Dokusafe bleibt bestehen. So können die Unterlagen auch später genutzt, ergänzt und eigenständig weitergeführt werden.
Das ist beispielsweise dann hilfreich, wenn Wartungsarbeiten anstehen, Komponenten ausgetauscht oder Anlagen erweitert werden. Auch bei einem Wechsel der technischen Verantwortlichen erleichtert eine gut strukturierte Dokumentation den Einstieg und schafft eine verlässliche Grundlage für weitere Maßnahmen.
Dokumentation langfristig aktuell halten
Nicht immer bleibt es bei der ursprünglichen Anlage. Über die Jahre kommen neue Komponenten hinzu, bestehende Systeme werden verändert oder technische Lösungen erweitert. Damit stellt sich die Frage, wie sich diese Änderungen dauerhaft und nachvollziehbar in der Dokumentation abbilden lassen.
Auf Wunsch übernimmt RAUCH3 auch die Nachdokumentation späterer Änderungen. Dabei können auch Jahre nach Projektabschluss neue Themen und Anlagenänderungen aufgenommen und exakt im RAUCH3-Dokumentationsstandard in die bestehenden Unterlagen integriert werden.
Der Vorteil: Die Dokumentation wächst strukturiert mit der Anlage. Neue Planstände und Informationen werden nicht nur irgendwo abgelegt, sondern fachgerecht in die vorhandenen Unterlagen eingepflegt. So entsteht eine konsistente Dokumentation, in der die jeweils aktuellen Planstände zentral an einem Ort verfügbar sind – auch lange nach der ursprünglichen Umsetzung.
Die Nachdokumentation erfolgt dabei nach gesonderter Beauftragung und ist nicht automatisch Bestandteil des ursprünglichen Projekts.
Sicher und flexibel
Der Projektserver wird von RAUCH3 in Deutschland betrieben. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt; eine Zwei-Faktor-Authentifizierung kann zusätzlich genutzt werden.
Neben den freigegebenen Projektunterlagen können auch persönliche Dateien in einem eigenen Speicherbereich abgelegt werden. Dieser ist standardmäßig privat und damit nicht automatisch für andere Projektbeteiligte sichtbar.
R3-Dokusafe für Ihre Projekte
Mit R3-Dokusafe bleiben wichtige Projektinformationen zentral verfügbar – während der Planung und Umsetzung ebenso wie nach dem Projektabschluss. Die Dokumentation kann eigenständig weitergeführt oder bei Bedarf durch RAUCH3 ergänzt und aktualisiert werden.
Sie möchten mehr über R3-Dokusafe und die Möglichkeiten der digitalen Projektdokumentation erfahren? Sprechen Sie uns gerne an.
